Wat je moet weten over onboarding

Wat je moet weten over onboarding

Met de enorme krapte op de arbeidsmarkt is een goede onboarding belangrijker dan ooit. Maar hoe creëer je een goede onboarding? Hoe zorg je dat je nieuwe medewerkers een positieve ervaring geeft? Dit zijn de belangrijkste zaken die je moet weten.

In tijden van krapte op de arbeidsmarkt is er altijd extra aandacht voor onboarding – het is immers lastiger om mensen binnen te halen én te behouden. Toch is dat zonde. Want laagconjuctuur of hoogconjuctuur: de cijfers zijn schrikbarend wanneer de onboarding slecht is. 17% van nieuwe medewerkers is bijvoorbeeld binnen 3 maanden alweer weg als de onboarding niet goed is geregeld. En een schokkende 88% vindt de onboarding van hun nieuwe werkgever slecht geregeld en hebben daardoor minder goede eerste weken. Tel daarbij op dat het erg duur is om een nieuwe medewerker te werven (gemiddeld 25.000 euro), en het mag duidelijk zijn: een medewerker voor langere tijd behouden is essentieel.

Ongoing onboarding

Daarbij is de snelheid van business de afgelopen jaren enorm toegenomen. Innovaties volgen elkaar in rap tempo op, waardoor het ontzettend belangrijk is om medewerkers steeds bij te blijven praten. De nieuwe generatie verwacht ook een zachte landing. Ze hechten aan persoonlijke ontwikkeling en willen niet het gevoel hebben dat ze alleen maar onderdeel van een machine zijn.

Wanneer heb je je onboarding goed geregeld?

Het is dus van groot belang dat onboarding goed is geregeld. En goed geregeld betekent dus niet hoe onboarding in het verleden verliep: nieuwe werknemers een week in een zaaltje zetten en ze volstoppen met honderden slides waarvan ze de inhoud na een maand alweer zijn vergeten. Nee. Het gaat om een scherpe mix van online en offline die je aanbiedt op het moment dat bepaalde informatie relevant voor de nieuwe medewerker is.

Wat kun je met onboarding bereiken?

Onboarding is nu een buzzwoord, maar het is altijd goed om er nog eens over na te denken waarom je het ook weer doet. Er zijn vijf doelstellingen die je met goede onboarding behaalt.

1. Welkom heten. Onboarding is een kans om nieuwe werknemers welkom te heten in het bedrijf. Ze leren het DNA kennen en je kunt ze een goed gevoel geven bij de plek waar ze gaan werken. Zo worden ze sneller ‘deel van de organisatie’.

2. Wederzijdse verwachtingen afstemmen. In de sollicitatieprocedure is natuurlijk al een en ander besproken over de inhoud van de functie. Onboarding biedt de gelegenheid om dit verder te verdiepen. Geef meer details over de baan, de afdeling waarin iemand komt te werken en over de werkwijze van het bedrijf. Stem hierin steeds af wat de verwachtingen zijn van de nieuwe medewerkers, zodat je waar nodig extra uitleg kunt geven en je kunt checken of de functie aan hun verwachtingen voldoet.

3. Snel op stoom komen. Om snel op stoom te komen, helpt het nieuwe medewerkers enorm als ze weten waar ze allerlei informatie kunnen vinden. Waar staan bepaalde sjablonen? Bij wie moeten ze zijn met salesvragen? Hoe werkt het CRM-systeem? Het is handig als de medewerker weet waar ze antwoorden vinden op dit soort vragen.

4. Verbinden met collega’s. Een netwerk opbouwen binnen de organisatie is heel belangrijk. Laat nieuwe medewerkers daarom kennismaken met collega’s binnen én buiten diens afdeling. Zo krijgen ze een beeld wie wat doet en waar ze moeten zijn.

5. Feedback ophalen. Dit is iets wat nog weinig bedrijven doen: feedback ophalen bij nieuwe medewerkers. Juist doordat ze nieuw zijn, hebben ze scherpe observaties van wat anders of beter kan. Zeker als je werkt met een online onboarding systeem kun je feedback niet aan het toeval overlaten. Bouw de vraag om feedback in via reminders na 1 maand, 2 maanden en 3 maanden.

Doe het goed en doorloop alle fases van onboarding

Wanneer je onboarding goed aanpakt, kent het 3 fases:

1. Preboarding. Al voordat iemand daadwerkelijk in dienst treedt, kun je starten met het traject. Deel belangrijke documenten, organiseer een lunch met de manager of stuur een welkomstvideo van collega’s. Zo creëer je een zachte landing.

2. Onboarding. Wanneer iemand start, is het de kunst om zoveel mogelijk aan te sluiten bij zijn daadwerkelijke werkzaamheden. In plaats van alle informatie in één keer aan het begin, is het veel beter om “snacks” aan te bieden. Bijvoorbeeld een video aan het einde van de eerste maand over hoe declaraties werken. Of een uitleg van het CRM-systeem wanneer iemand naar de eerste klant is geweest. Door informatie aan te bieden wanneer het relevant is, blijft het veel beter hangen.

3. Borging. Onboarding is onderdeel van iets groters: de employee journey. Dit is de reis die een medewerker doorloopt voor, tijdens én nadat diegene in dienst is gekomen. Door de onboarding als een continu proces te zien, waarbij een medewerker steeds nieuwe informatie krijgt, zorg je ervoor dat iemand het best aangehaakt blijft bij het bedrijf. Het helpt als je daarbij communities creëert van medewerkers die gelijktijdig zijn gestart. Zo kunnen zij elkaar ondersteunen.

Hoe combineer je online en offline slim?

Dé basisregel is: sociaal offline, leren online. Met andere woorden: netwerken en nieuwe collega’s ontmoeten, doe dat vooral face-to-face. Leren is juist online handig. Het is slim om hiervoor een platform te gebruiken waar je alle leermaterialen overzichtelijk bij elkaar brengt. Op die manier kunnen nieuwe medewerkers zelf bepalen wanneer ze wat leren, zodat je het best aansluit bij hun leermomenten. Nog een aantal tips:

  • • Hou een platform zo simpel mogelijk. Zorg dat gebruikers zo min mogelijk hoeven te klikken. Werk bijvoorbeeld met “tegels” waarop steeds één onderwerp staat, bijvoorbeeld “Onze klanten”, “Ons DNA”, of “CRM”. Zo kunnen nieuwe medewerkers informatie makkelijk vinden.
  • • Zet online vooral ook in voor het “afvinken” van verplichte leermaterialen, zoals de Code of Conduct. Zo heb je direct data over hoe een nieuwe medewerker het heeft gedaan. Sowieso biedt een platform veel waardevolle data over wat iemand heeft geleerd.
  • • Zie je dat iemand erg nieuwsgierig is en veel informatie tot zich neemt? Dat is misschien een hele goede ambassadeur voor nieuwe medewerkers.

Welke stappen moet je doorlopen bij het opzetten van een onboarding platform?

In de eerste plaats is het belangrijk om er de tijd voor te nemen. Er komt nog behoorlijk wat bij kijken. Ga daarom uit van een doorlooptijd van zeker zes maanden. Dit zijn de stappen:

1. Betrek alle afdelingen. Onboarding is niet alleen van HR. Elke afdeling moet vertegenwoordigd zijn. Ook bijvoorbeeld financiën, IT en marketing hebben waardevolle input. Steek er tijd in om alle input op te halen.

2. Maak praktische afspraken over borging. Wie beslist over wat er uiteindelijk op het platform komt en hoe? Wie zorgt ervoor dat informatie actueel blijft? Maak hier in het begin al afspraken over, zodat dit niet een issue wordt in een later stadium.

3. Betrek managers. Managers worden vaak vergeten in het onboardingstraject. Zonde, want juist zij spelen een belangrijke rol om nieuwe medewerkers snel op stoom te helpen. Zorg er daarom voor dat ook zij de onboarding omarmen en begrijpen hoe het werkt.

4. Het systeem bouwen. Deze taak ligt grotendeels bij HR en IT. Creëer een draaiboek op basis van de kalender van het inwerkprogramma.

5. Meet resultaten. Hoeveel tijd spenderen de medewerkers op het platform? Waar klikken ze wel op en waar niet? Meet de resultaten en pas zo nodig de content aan.

Wil je meer weten?

Neem contact met ons op 

Jasper Poot 

+31(6)53960008

jasper.poot@onlineseminar.nl

Waar wij voor staan



Can-do

Elk verhaal is uniek en wij bieden daarvoor de beste oplossing. Maatwerk is daarom altijd mogelijk. We gaan net zolang door totdat het lukt en krijgen het voor elkaar. We leveren altijd kwaliteit.



Connect

Samen zijn we het succesvolst, daarom zoeken we elkaar op en zijn we geïnteresseerd in elkaars ideeën. We halen het meeste uit elk verhaal omdat we waardevolle inzichten, klanten en technologie aan elkaar verbinden. Alone we can do so little, together we can do so much.



High performance

We bieden de beste service & ervaring en hebben het lef om te proberen, te leren en te ontwikkelen. Het kan altijd beter, daarom blijven we werken aan technologie die altijd en overal simpel en intuïtief werkt. Fail faster, fail forward.